Genelge 2014/1

 AMAÇ VE KAPSAM: 

 Bu kılavuz tapu müdürlüklerinin iş akışı ve yetki devrinde ortaya çıkan farklılıkların 

ortadan kaldırılarak işlemlerin belirli standartlarda gerçekleştirilebilmesi ve Kurumsal Kalite 

Yönetim Sistemi ile Kamu Etik Davranış İlkelerinin tam olarak uygulanabilmesi amacıyla 

hazırlanmıştır. 

 Tapu müdürlüklerimize yapılacak başvuruların başlatılması ve sonlandırılmasına 

ilişkin usul ve esaslar aşağıda gösterildiği üzere 8 ana başlık altında incelenecektir. 

A- Genel Açıklama 

B- Kavramlar 

C- Danışma Birimi 

D- Başvuru Birimi 

E- İşlem Servisleri 

F- Tapu/Bölge Müdürlüklerinin Görev ve Yetkileri 

G- Yetki Devri 

H- Etik Kurallar 

 A-GENEL AÇIKLAMA; 

 Yalnızca bu kılavuzun uygulanmasına esas olmak üzere, tapu müdürlükleri 

bulundukları il/ilçenin nüfusu, sosyo-ekonomik yapısı ve tapu işlem yoğunluklarına göre 

kılavuz eki (EK-1) listede yer alan 4 gruba ayrılırlar. Bölge Müdürlüklerinden gelecek 

teklifleri de değerlendirerek grupları belirlemeye ve değiştirmeye Genel Müdürlük yetkilidir. 

 YETKİ DEVRİNE ESAS MÜDÜRLÜK GRUPLANDIRMASI 

ve 

YETKİLERE İLİŞKİN TABLO 

 1. GRUP 2. GRUP 3. GRUP 4. GRUP 

Danışma Birimi VAR BÖLGE MÜD. 

KARAR ALINACAK 

BÖLGE MÜD. KARAR 

ALINACAK 

YOK 

Sıramatik VAR VAR BÖLGE MÜD. KARAR 

ALINACAK 

YOK 

Başvuru Birimi VAR VAR BÖLGE MÜD. KARAR 

ALINACAK 

YOK 

Yetki Devri VAR VAR 

(KISMEN)* 

BÖLGE MÜD. KARAR 

ALINACAK** 

YOK 

İşlem İzleme 

Monitörü 

VAR VAR BÖLGE MÜD. KARAR 

ALINACAK 

YOK 

* 2. Grupta yer alan tapu müdürlüklerinde tapu müdürü; havale, işlem kontrolü veya 

tescil kontrolü yetkilerinden en az birini üzerinde tutmak zorundadır. 

** Havale, işlem kontrolü veya tescil kontrolü yetkilerinden en az biri tapu müdürü 

üzerinde kalmak şartıyla “Yetki Devri” yapılıp yapılmayacağına Bölge Müdürlüğü karar 

verecektir. 

 Yukarıdaki tabloda belirtilen hususlar dikkate alınarak; 1. ve 2. grupta G bendinde 

izah edilen yetki devri hükümleri uygulanacak, 3. grupta yetki devrinin yapılıp  2 

 

yapılmayacağına iş yoğunluğu, dönemsel yoğunluk ve müdürlük personel profili 

değerlendirildikten sonra bölge müdürlüğünce karar verilecek, 4. grupta ise yetki devri 

yapılmayacaktır. 

 Yetki devri yapılan birimlerde üst makamlarla yapılacak yazışmalar ile resmi belge ile 

yapılan taleplerin reddi dışında kalan (haciz, kamu haciz retleri vb.) ret kararları mutlaka tapu 

müdürü tarafından imza edilecek, işlemi hazırlayan personel ve yetkili müdür yardımcısı 

tarafından paraf edilecektir. 

 Yetki devri yapılan birimlerde işlemin yapılması konusunda tapu müdürü ile yetki 

devri yapılan müdür yardımcısı arasında görüş ayrılığı oluşması durumunda, tapu müdürü o 

işleme özgü işlem yetkisini alarak veya konuya ilişkin yazılı emir vererek işlemi 

sonuçlandırılabilecektir. Mevzuattaki yazılı emirle ilgili düzenlemeler saklıdır. 

 Danışma Biriminin; 1. grup tapu müdürlüklerimizde bulunması zorunludur, 2. ve 3. 

grup tapu müdürlüklerimizde danışma biriminin bulunup bulunmayacağı bölge 

müdürlüklerinin değerlendirmesine bırakılmış olup, 4. grup tapu müdürlüklerimizde ise 

danışma birimleri bulunmayacaktır. 

Başvuru ve danışma birimleri ile sıramatik ve işlem izleme monitörü kurulması 

yönünden fiziki imkânsızlık bulunması halinde, bölge müdürlüğünün teklifi üzerine Tapu 

Dairesi Başkanlığınca anılan birim ve/ya sistemin oluşturulmaması/kurulmaması yönünde 

karar verilebilecektir. 

Başvuru birimi bulunmayan müdürlüklerimizde bu birimin görevleri tapu müdürü 

veya müdürlüğe vekâlet eden personel tarafından yerine getirilecektir. 

İşlem İzleme Monitörü; 1 ve 2. grup tapu müdürlüklerimizde bulunacaktır. 3. grup 

tapu müdürlüklerinde bulunup bulunmayacağına ise bölge müdürlüğünce karar verilecek, 4. 

grup tapu müdürlüklerimizde bulunmayacaktır. 

 B- KAVRAMLAR: 

 Temel Belge İncelemesi: Başvuru birimindeki görevli personel tarafından talep edilen 

işleme ilişkin belgelerin şekil yönünden genel olarak incelenmesidir. 

Örneğin: Vekâletname ile yapılan başvurularda temel belge incelemesi yapacak 

personel vekâletnamenin şekli hususlarından olan, vekâletnamenin düzenleme şeklinde olup 

olmadığı, imza, fotoğraf, sayı/numarası, mühür ve benzeri hususların var olup olmadığı 

yönünde inceleme yapacaktır. Temel belge incelemesi yapacak personel, vekâletnamenin 

tasarruf yetkisi, süresi, kapsamı, yetki sınırı, tevkil yetkisi, azil, ayrıntılı incelemeyle belgede 

ortaya çıkacak sahtecilik vb. hususların incelenmesi ile görevli değildir. Bu hususlardaki 

sorumluluk ayrıntılı tasarruf yetkisi kontrolü aşamasında ilgili personelce dikkate alınacaktır. 

Ayrıntılı Tasarruf Yetkisi Kontrolü: Başvuru alındıktan sonra işlem havalesi 

yapılan ve işlem kontrolü yapan personel tarafından TAKBİS ve tapu sicili üzerinde kimlik 

tespitine esas olmak üzere Tapu Sicili Tüzüğü ve ilgili mevzuat uyarınca yapılan incelemedir. 

Bu kontroldeki amaç; işlem sahiplerinin tasarruf yetkisi kontrolüne dayanak teşkil eden 

belgelerin ayrıntılı olarak hem şekil hem de içerik yönünden kontrolünün sağlanmasıdır.  3 

 

Personel, vekâletnamedeki tasarruf yetkisi, süresi, kapsamı, yetki sınırı, tevkil yetkisi, azil, 

tescile esas belgelerdeki kimlik bilgilerinin karşılaştırılması vb. hususlarda sorumlu olacaktır. 

Başvuru Belgesi: Başvuru birimi tarafından TAKBİS üzerinden alınarak elektronik 

veya yazılı ortamda doldurulan belgedir. 

 Eksik Belge: İstem konusu işleme ilişkin belgelerde eksiklik olması durumudur. 

C- DANIŞMA BİRİMİ: 

1. grup tapu müdürlüklerinde zorunlu olarak, 2. ve 3. grup tapu müdürlüklerimizde ise 

bölge müdürlüğünün kararı ile oluşturulan ve sıramatik uygulaması bulunan, işlem 

sahiplerinin birimlerimize ilk girişte muhatap olacağı sıra numarasının verildiği bölümdür. 

 Danışma birimi; 

 1-İşlem talebine ilişkin: Danışma birimi görevlileri, işleme yönelik herhangi bir 

kontrol gerçekleştirmeksizin, başvuranın salt kimlik belgesinin incelenmesi suretiyle ibraz 

edilen belgeler üzerinden kimlik kontrolünü yaparak, sıramatikten sıra numarası vermek 

suretiyle ilgilileri başvuru birimine yönlendirir. 

 2-Belge/bilgi talebine ilişkin: Çiftçi Kayıt Sistemi (ÇKS), Doğrudan Gelir Desteği 

(DGD), Yeşil Karta ilişkin işlemler ile hak sahiplerinin her türlü bilgi ve belge istemlerine 

ilişkin süreçleri yönlendirdiği gibi, yarı zamanlı başvuru alınan birimlerimizde öğleden sonra 

yapılan bilgi ve belge istemine yönelik başvurular da bu birim personeli tarafından karşılanır. 

 3-Halkla ilişkilere ilişkin: Servise havale edilerek işlemleri başlatılan vatandaşlarla, 

işlemi yapmakla görevli personel arasında bağlantı ve eşgüdümün sağlanmasının yanı sıra, 

vatandaşların tapu işlemlerine ilişkin sorularının cevaplandırılması görevlerini yerine getirir. 

İdaremiz tarafından gerçekleştirilen hizmetleri tanıtan, İdarenin erişim ve iletişim bilgilerini 

içeren ve standartları Genel Müdürlükçe belirlenecek broşürler bastırılarak danışma birimi 

ortamında gösterimi sağlanır. 

 Örneğin: Bankadan harcını yatırıp randevu saatinde müdürlüğe müracaat eden işlem 

sahibinin, hangi birime başvuracağına ilişkin bilgilendirilmesi, ilgili birimle irtibatın 

sağlanması veya eksik evrakın ilgili birime iletilmesi vb. görevleri yaparlar. 

 D-BAŞVURU BİRİMİ: 

 Başvuru birimi danışma birimi olan müdürlüklerimizde işlem sahiplerinin sıra 

numarası alarak yönlendirileceği, danışma birimi kurulmasına gerek görülmeyen 

müdürlüklerde ise, işlem sahipleri ile ilk muhatap olacak birimimizdir. 

Danışma birimi bulunmayıp, sıramatik ve başvuru biriminin birlikte bulunduğu 

müdürlüklerimizde, danışma biriminin yukarıda sayılan tüm görevleri başvuru birimi 

tarafından gerçekleştirilecektir. Özellikle sıramatikten sıra alınması işlemi bu birim 

personelinin gözetimi altında yapılacaktır. İstem sahiplerinin yığılmasını ve olası 

yakınmalarını önleyecek tedbirler, tapu müdürü veya müdürlüğe vekalet eden personel 

tarafından alınacaktır.  4 

 

Aynı bina içerisinde hizmet veren tapu müdürlüklerimizde fiziki mekanın uygun 

olması halinde danışma ve başvuru birimleri ortak olarak oluşturulabilecek, bu alanlarda 

çalıştırılacak personel ilgili tapu müdürlükleri ile bağlı bulunulan bölge müdürlüğünün 

koordinasyonu ile belirlenecektir. Sıramatik sistemi ve TAKBİS personel yetkilendirilmeleri 

Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı tarafından ortak kullanıma uygun hale getirilecektir. 

 1-Kontrol Süreci 

 a) İşleme ilişkin belgelerin kontrolü: İşlem tanımlarında zorunlu olan tüm belge 

asılları (fotoğraf, nüfus cüzdanı, mahkeme kararı.vb) bu aşamada istenilir. Ayrıca, tarafların 

telefon numarası, imza ve adres bilgilerinin başvuru belgesine işlenmesi ve işlem sahiplerine 

gerekli açıklayıcı bilgilerin sunulması bu aşamada gerçekleştirilir. Başvuruya ilişkin 

belgelerde herhangi bir eksiklik olup olmadığı temel belge incelemesi yapılarak (bkz: 

Kavramlar) tespit edilir. İşlem belgelerinde eksiklik olması durumunda eksik belgeli başvuru 

alınmayarak, işlem sahibi eksik belgeye/belgelere ilişkin bilgilendirilerek belgeleri 

tamamlaması sağlanacak ve yeniden başvuru numarası alması için yönlendirilir. 

Eksik belgeli başvuru yapılmasına ilişkin işleyişte sistem üzerinden herhangi bir kayıt 

oluşturulmaması durumunda ilerleyen tarihlerde ortaya çıkabilecek şikâyet ve benzeri 

hususların önüne geçilebilmesi amacıyla TAKBİS üzerindeki ilgili bölümde eksik belgeyle 

başvuru yapan kişilerin bilgileri ile birlikte eksikliğe ilişkin açıklama yapılır. Bu tür 

başvuruların kaydı sadece sistemde tutulacak olup herhangi bir şekilde havale yapılmaz, cep 

telefonu numarasını bildirenlere eksiklik hakkında SMS’le bilgilendirme yapılması ile 

yetinilir 

 b) Tasarruf yetkisini kısıtlayan veya tasarruf hakkını yasaklayan durumlar: 

TAKBİS üzerinden başvuru yapılan taşınmaza ilişkin tasarrufu yetkisini kısıtlayan ya da 

tasarruf hakkını yasaklayan bir durumun olup olmadığı incelenir. Bu kapsamda; 

 Yapılan inceleme sonucu işleme ilişkin belgelerin tam olduğu ancak tasarruf hakkını 

yasaklayan bir durumun tespit edilmesi durumunda ilgilinin talebi sisteme kaydedilerek 

ilgilisi ile görevli memur tarafından imzalanan bir adet başvuru belgesi düzenlenerek ilgilisine 

belgeleri ile birlikte geri verilir. Tasarruf hakkını yasaklayan durumu ortadan kaldıran 

belgenin aynı gün içerisinde (öğleden sonra da dahil) başvuru birimine mevzuatta yer alan 

usule uygun olarak sunulması durumunda ilgilinin başvurusunun kabul edilmesi, aynı gün 

içerisinde tasarruf hakkını yasaklayan durumu ortadan kaldıran belgenin sunulmaması 

durumunda istem kabul edilmeyerek, yeniden sıra numarası almaları sağlanacaktır. 

 Yapılan incelemede işleme ilişkin belgelerin tam olduğu ancak tasarruf yetkisini 

kısıtlayan bir durumun tespit edilmesi durumunda kısıtlayıcı durumun kabul edilmediği ifade 

edilir ise, talep sisteme kaydedilerek ilgilisi ve görevli memur tarafından imzalanacak bir 

adet başvuru belgesi, başvuruya esas belgeler ile birlikte ilgilisine geri verilir. Tasarruf 

yetkisini kısıtlayan durumunu ortadan kaldıran belgenin aynı gün içerisinde (öğleden sonra da 

dahil) başvuru birimine mevzuatta yer alan usule uygun olarak sunulması durumunda ilgilinin 

başvurusunun kabul edilmesi, aynı gün içerisinde tasarruf yetkisini kısıtlayan durumu ortadan 

kaldıran belgenin sunulmaması halinde istemin kabul edilmemesi gerekir.  5 

 

 Kısıtlayıcı durumun kabul edilmesi ve işleme yönelik belgelerin tam olması 

durumunda başvuru kabul edilir. İşlem taraflarının birlikte müracaat etmeleri halinde 

kısıtlayıcı durumun yansıtıldığı başvuru belgesi birlikte imzalanır. Tarafların aynı anda ve 

birlikte başvuruda bulunamamaları halinde; takyidatları kabul edecek olan tarafın imzası 

resmi senet imzalanmadan önce başvuru belgesine alınmalıdır. Ayrıca, akdin alınması 

sırasında taşınmaz/taşınmazlar üzerindeki takyidatların varlığı konusunun, vurgulanmasına 

özel önem verilmelidir. 

 Örneğin : 101 ada 1 parsel numaralı taşınmazın satışına ilişkin olarak X tapu 

müdürlüğüne müracaat eden satıcı Ahmet ile alıcı Mehmet’in işleme ilişkin belgeleri tam 

olmasına rağmen taşınmaz üzerinde X BANK lehine 100.000 TL bedelli 1. derecede bir 

ipoteğin olduğu ilgili personelce tespit edilirse başvuru birimi görevlisi tarafından; 

 Alıcı Mehmet ve satıcı Ahmet’in aynı anda başvuru yapması, ipoteğin alıcı tarafından 

kabul edildiğine dair başvuru fişine tarafların beyan ve imzalarının alınması durumunda 

(Örneğin: tapu sicilindeki taşınmazın kayıtlarını inceledim, üzerindeki ayni şahsi hakları ve 

takyidatları kabul ediyorum/ imza) başvuru kabul edilerek işleyiş sürdürülecektir. 

 Alıcı Mehmet ve satıcı Ahmet’in aynı anda başvuru yapmış olmasına karşılık ipotek 

alıcı tarafından kabul edilmez ise, başvuru görevlisince diğer belgelerin tam olması halinde 

sisteme girişi yapılarak kısıtlayıcı durumu da belirten başvuru belgesi tek nüsha düzenlenerek 

diğer belgelerle birlikte ilgilisine teslim edilecektir. İlgililerin ipotek terkinine ilişkin belgeyi 

aynı gün içinde mevzuatta yer alan usule uygun olarak başvuru birimine sunmaları 

durumunda (yeni bir sıra numarası almaksızın) başvurusu kabul edilecek, aynı gün içerisinde 

ipotek terkinine ilişkin belgenin başvuru birimine iletilememesi durumunda ilgililerin yeniden 

başvuru yapması gerekecektir. 

 Sadece satıcı Ahmet’in müdürlüğe başvuru yapması ve alıcı Mehmet’in başvuru 

sırasında hazır bulunmaması ve satıcı tarafından alıcının takyidatı kabul edeceğini ifade 

etmesi durumunda, başvuru kabul edilir. Takyidatları kabul edecek olan tarafın imzası resmi 

senet imzalanmadan önce başvuru belgesine alınmalıdır. Alıcının kısıtlayıcı durumu 

kaldırdıktan sonra başvuru yapmak istediğinin ifade edilmesi durumunda; diğer belgeleri 

tamamsa sisteme girişi yapılmak suretiyle kısıtlayıcı durumu da belirten başvuru belgesi 

düzenlenerek tüm başvuru belgeleriyle birlikte ilgilisine teslim edilir. İlgililerin ipotek 

terkinine ilişkin belgeyi aynı gün içerisinde yeni bir sıra numarası almadan, başvuru birimine 

mevzuatta yer alan usule uygun olarak sunması durumunda başvuru kabul edilir. Aynı gün 

içerisinde ipotek terkinine ilişkin belgenin başvuru birimine iletilememesi durumunda ise, 

ilgililerin yeniden başvuru yapması gerekecektir. 

 2-Başvurunun alınması ve işlem servisine havale; 

 İşlem belgelerinin tam olması, taşınmaz üzerindeki kısıtlayıcı takyidatlarla ilgili olarak 

yukarıdaki “Kontrol Süreci” başlıklı 1 numaralı bendin b alt bendindeki düzenlemelere uygun 

hareket edilmesi durumunda; 

 Başvuruda görevli personel tarafından TAKBİS üzerinden iki nüsha başvuru belgesi 

düzenlenir. Kılavuz eki örnekte gösterilen sütunlar doldurularak oluşturulan nüshalar işlem  6 

 

sahipleri ve başvuruyu alan personel tarafından imzalanır, başvuru belgesinin bir örneği 

ilgilisine verilir. 

 Başvuru belgesinin diğer nüshası ile işleme ilişkin belgeler bir araya getirilerek 

başvuru birimi sorumlusuna ivedi olarak iletilir. 

 Başvuru birimi sorumlusu, kendisine iletilen başvuruları herhangi bir belge incelemesi 

yapmadan, işlemin niteliği, personelin üzerinde bulunan iş yükü, tecrübesi, deneyim 

kazanması/yetişmesi gereken personel olup olmadığı gibi somut unsurları gözeterek TAKBİS 

üzerinden işlem servisinde yer alan personele adil bir şekilde havale eder. Yapılan havaleler 

yetkili tarafından TAKBİS üzerinden takip edilir. Başvuru birimi sorumlusu ile tapu müdürü 

personele yapılacak olan havalelerin adil ve düzenli dağıtımından birlikte sorumludurlar. 

Müdürlükte yetki devri gerçekleştirilmiş olması, işlemlerin adil ve düzenli bir şekilde 

personele dağıtımı ve personelin mevzuat ve işlem konularında yetiştirilmesine yönelik tapu 

müdürünün var olan koordinasyon ve denetim yetkisi ve personelin yetiştirilmesi sorumluluğu 

ile disiplin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Yetkili tarafından havalesi yapılan işlemlere 

ilişkin belgeler gecikmeye mahal vermeden görevlendirilecek personel tarafından işlemi 

yerine getirmekle sorumlu personele teslim edilir. 

 Başvuru birimi bulunmayan müdürlüklerimizde bu birimin görevleri tapu müdürü 

veya müdürlüğe vekâlet eden personel tarafından yerine getirilecektir. 

 3-Başvuru Birimi Personelinin Dikkat Edeceği Hususlar ve Sorumlulukları: 

 Başvuru birimi personeli kendisine iletilen belgelerin işleme esas belgelerden olup 

olmadığı, gerekli yetkinin genel olarak bulunup bulunmadığı konusunda şekli bir inceleme 

yapmakla yükümlü olup, iletilen belgelerde ayrıntılı tasarruf yetkisinin (Bkz. Kavramlar) olup 

olmadığı, ilgililerin kimlik tespiti ve sicildeki kayıtlardan kaynaklanan hatalar vb. hususlar 

görevi kapsamında değildir. Ancak başvuru birimi personeli işleme ilişkin belgelerde eksiklik 

olmaması, tarafların birlikte başvurmaları durumunda TAKBİS üzerindeki takyidatların 

varlığına ilişkin taraflardan kabul beyanı alınması hususlarının izlenmesi konularında 

görevlidir. Ayrıca, tarafların telefon numarası, imza ve adres bilgilerinin başvuru belgesine 

işlenmesinden, işlem sahiplerine gerekli açıklayıcı bilgilerin sunulmasından, başvuru istem 

belgesinin tam ve doğru olarak doldurulmasından ve başvurunun yetkili kişilerce 

yapılmasından başvuru birimi personeli sorumlu olacaktır. Bu kapsamda; tarafların 

bilgilerinin düzenli bir şekilde girilmesi, gerçek işlem sahiplerinin telefon bilgilerinin sisteme 

aktarılması (emlakçı veya iş takipçilerinin telefon numaraları tarafların telefon numarası 

olarak girilmemelidir) hususlarından başvuru birimi personeli sorumludur. Başvuru 

birimindeki işleyişin kontrol ve koordinasyonundan bu biriminden sorumlu yetkili personel ve 

tapu müdürü birlikte sorumludur. 4. Grup tapu müdürlüklerinde ise, tüm bu hususlardan tapu 

müdürü sorumludur. 

 ORS (Online randevu sistemi) üzerinden yapılan başvurular sıramatik numarası 

alınmaksızın doğrudan başvuru birimine yönlendirilecek ve ORS üzerinden girilen veriler 

zaman kaybının önlenmesi açısından doğrudan başvuru ekranına aktarılacaktır.  7 

 

 Başvuru birimi personelinin işlem sahipleri ile temas noktasında olan personelimiz 

olması nedeniyle işlem sahiplerine güler yüzlü davranması ve mevzuat yönünden yeterli 

açıklamalarda bulunmaları gerekmektedir. 

Müdürlüklerimizde görevli vatandaş ile muhatap olan personel, Kamu Kurumlarında 

Çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetlerine Dair Yönetmelik’e uygun olarak giyinmede daha 

hassas davranacak, isim ve unvanlarını gösterir şekilde düzenlenen kendilerini tanıtıcı yaka 

kartlarını sürekli olarak takacak, konuya ilişkin aksaklık olmaması için gereken önlemler 

yetkili müdür yardımcısı ve tapu müdürü tarafından alınacaktır. Yaka kartları Genel 

Müdürlüğümüz resmi internet sitesinde yayınlanan “TKGM Kurumsal Kimlik Klavuzu”na 

uygun şekilde Bölge Müdürlüklerince ilgili personele teslim edilecektir. 

Kurumsal Yaka Kartı Örneği: 

 

 

 Başvuru birimi sorumlusu işlem servislerinde çalışan personelin raporlu/izinli olması 

hususlarını göz önüne alarak havaleleri gerçekleştirirken iş dağılımını dengeli bir şekilde 

yapmak, çok sayıda talebi olan işlem sahiplerinin işlemlerinin aynı personele havale 

edilmemesi hususunda hassasiyet göstermek ve servislerdeki yetkili müdür yardımcıları ve 

tapu müdürü ile konuya ilişkin koordinasyonu sağlamak zorundadır. 

 E-İŞLEM SERVİSLERİ: 

 İşlem servisi başvuru birimi tarafından işlem havalesi yapılan belgelerin ayrıntılı 

olarak incelendiği, akitli ve akitsiz işlemlerin hazırlandığı ve söz konusu taleplerin 

karşılandığı birimdir. 

 1-İşleyiş: 

Başvuru birimi tarafından havalesi gerçekleştirilen belgeler işlem servisi personelince 

elden veya zimmetle teslim alındıktan sonra başvuru sırasına göre görevlendirilen personel 

tarafından incelenmesine başlanır. 

 İşlemi yapmakla sorumlu personel öncelikle işleme konu taşınmaz/taşınmazların tapu 

sicilini ve kimlik tespitine yarar belgelerini (resmi senet vb.) inceler. 

 TAKBİS, kütük ve taşınmaz dosyası üzerinde Tapu Sicili Tüzüğü ve ilgili mevzuat 

uyarınca yapılan inceleme sonucu işleme engel bir durum yoksa, işlem hazırlanarak kontrol 

edilmesi amacıyla yetkili müdür yardımcısına iletilir. Yetkili müdür yardımcısı kendisine 

iletilen işlemleri gecikmeye yer vermeksizin kontrol etmekle görevli ve sorumludur. Yapılan 

kontrolde herhangi bir eksiklik olmaması durumunda işlemi yapan personel tarafından müdür 

yardımcısı ile koordineli bir şekilde işlem sahibine randevu saati, tahakkuk eden harç ve 

döner sermaye tutarları SMS yoluyla bildirilecektir. Tapu Harçları e-devlet üzerinden  8 

 

turkiye.gov.tr sayfasına ve ilgili banka şubelerine elektronik ortamda gönderildikten sonra 

talep sahiplerine TAKBİS üzerinden SMS ile gerekli bilgiler verilerek harçların tahsil 

edilmesi sağlanacaktır. Kontrol uygulaması yapılmadan randevu ve harç tahakkuk bilgileri ile 

ilgili işlem sahiplerine kesinlikle SMS gönderilmeyecektir. İşleme ilişkin hukuki bir engel 

bulunmadığı takdirde; SMS ile en geç saat 14.00 e kadar işlemin tamamlanacağı (randevu) 

gün ve saat ilgilisine bildirilecektir. 

 Randevu saatinde tarafların hazır bulunması durumunda yetkili müdür yardımcısının 

gözetimi altında ilgili personelin huzurunda tarafların işleme ilişkin imzaları alınarak, 

tamamlanan işlem geciktirilmeksizin yevmiye alınacak, işleme ilişkin üretilen belgeler (tapu 

senedi, ipotek senedi vb.) ilgilisine teslim edilecektir. Randevu saatinde gelinmediği takdirde 

talep sahipleri ile ilgili müdür/müdür yardımcısı tarafından yeni bir randevu saati belirlenerek 

işlemin tamamlanması sağlanacaktır. 

 TAKBİS, tapu kütüğü ve belgeler üzerinde yapılan inceleme sonucunda işleme engel 

bir durum mevcut ise işlemi yapmakla görevlendirilen personel, durumu yetkili müdür 

yardımcısına iletecek, yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde işlem sahiplerine SMS 

gönderilerek eksikliğin giderilmesi istenecek, SMS ile hangi müdür yardımcısına müracaat 

edileceği bildirilecek, eksikliğin giderilmesi durumunda işlem sonuçlandırılacaktır. 

 Eksikliğin SMS gönderilerek işlem sahiplerine bildirilmesinden ya da işlemin bittiğine 

ilişkin randevu saati ve harç tahakkuk bilgilerini içeren SMS gönderiminden sonra 20 gün 

içerisinde istem sahiplerinin müdürlüğe müracaat etmemesi durumunda ilgililere “10 gün 

içerisinde müdürlüğe müracaat etmemeleri halinde başvuru belgesi hariç tüm belgelerin 

başvuru fişinde beyan edilen adreslerine üst yazı ile posta/kargo yolu ile iade edileceği” SMS 

gönderilerek bildirilir. Bu 10 günlük süre içinde de müdürlüğe müracaat edilmemesi 

durumunda, TAKBİS üzerinden gerekli açıklamalar yapılarak işlem havale edilen personel 

tarafından sonlandırılacak ve başvuru belgesi dışında diğer tüm belgeler üst yazı ile 

posta/kargo yolu ile ilgilisince bildirilen adrese iade edilecektir. Başvuru belgesi ve üst yazı 

standart dosya planına göre arşivlenecektir. 

 Yetkili müdür yardımcısı, izne ayrılan veya görevinden ayrılan personelin elindeki 

işlerin devir teslimini de Kalite Yönetim Sistemi (KYS) kapsamında oluşturulan 

Rev.No/Tarih:00/19.09.2011 tarih ve B091TKG0010000.FR361 numaralı “İzne veya 

Görevden Ayrılan Memurun Elindeki İşleri Teslim Formu”nun onaylanması suretiyle 

yapmakla yükümlüdür. 

 2- Dikkat Edilecek Hususlar; 

 İşlem servisi personeli kendisine havale edilmiş olan işlemleri makul, izah edilebilir 

bir sürede ve güvenli bir şekilde gerçekleştirme konusunda sorumludur. İşlem sırası daha önce 

olan başvuru evrakının işleme alınmayarak daha sonra yapılan bir başvurunun işleme alınması 

gibi hususların nedenlerinin işlemi yapan personelce TAKBİS’te yer alan açıklamalar 

bölümüne girilmesi, işlem servislerindeki yetkili müdür yardımcıları ve tapu müdürü 

tarafından personele havale edilen işlemlerin sürekli olarak takip edilmesi ve eksikliklerin 

ikmal ettirilmesi sağlanmalıdır.  9 

 

 İşlemi yapmakla görevlendirilen personelimiz her ne suretle olursa olsun istem 

sahipleri ile işlemlerine yönelik olarak iletişim kurmayacak, işleme yönelik eksikliklerin tespit 

edilmesi durumunda işlem servisinden sorumlu yetkili müdür yardımcısının bilgisi dâhilinde 

SMS göndererek bilgilendirme yapacaktır. SMS gönderilerek yapılan bilgilendirmede standart 

dil kullanımına özen gösterilecek, işlemi yapan personelin ismine yer verilmeyerek verilen 

bilgi veya istenilen belgeler açık bir biçimde ifade edilecek ve işlem sahipleri 

yönlendirilecektir. İşlem sahipleri ile irtibat danışma birimi ve ilgili müdür yardımcısı 

aracılığıyla sağlanacaktır. 

 Eksikliklerin giderilme süreci ve akit anında, vatandaşlara gerekli açıklamalar 

yapılarak saydam bir yönetim sağlanacak, akit mutlaka yetkili müdür yardımcısının 

gözetiminde gerçekleştirilecektir. Resmi senet/tescil istem belgesinin imzalanması 

aşamasında işlemi gerçekleştiren memur ve yetkili müdür yardımcısı tarafından, fiil 

ehliyetinin varlığının tespiti amacıyla (hangi işlemin yapıldığı, parasının ödenip ödenmediği 

ile birlikte fiil ehliyetinin tespitine yönelik) taraflara bazı sorular yöneltilerek, fiil ehliyetinin 

var olduğu kanaatine ulaşılması halinde, tarafların kimlik bilgilerinin kontrol edilmesinden 

sonra işlem tamamlanacaktır. 

Tapu müdürlüklerinde çalışan personelden mevzuat bilgisi, TAKBİS kullanımı ve 

işlem yapma kapasitesi bakımından yetersiz görülen personelin mesleki bilgi konulu 

müdürlük içi eğitime tabi tutulmaları, uygun görülen dönemde bölgesel ya da merkezi olarak 

düzenlenen hizmet içi eğitime katılımı hususunda da tapu müdürü ve bölge müdürü koordineli 

çalışma yürüteceklerdir. 

 F-TAPU/BÖLGE MÜDÜRLÜKLERİNİN YETKİ VE SORUMLULUKLARI: 

 Tapu müdürü, müdürlüklerde başvuru uygulamalarının bu kılavuzda belirtilen 

hususlara uygun olarak yerine getirilmesinden, koordinasyonundan, işlemlerin personele adil 

bir şekilde dağıtılmasından ve belirlenen periyot ile personelin birimler arası rotasyonunun 

sağlanmasından sorumludur. 

 Tapu müdürü, yetkili müdür yardımcısı ve işlemi yapan personel arasında görüş 

ayrılığı oluşan durumlarda öncelikle tapu müdürü ile yetkili müdür yardımcısı konuyu 

müzakere ederler. Konuya ilişkin görüş ayrılığının devam etmesi ve tapu müdürünün 

kanaatinin olumlu olması durumunda, tapu müdürü işlemi üzerine alarak veya mevzuata 

uygun şekilde konuya ilişkin yazılı emir vererek sonuçlandırabilecektir. Yetkili müdür 

yardımcısının işlem ve mevzuata ilişkin sürekli görüş ayrılığı yaşaması ya da bu hususu 

alışkanlık haline getirmesi durumunda, tapu müdürü, müdür yardımcısının (yetki devri 

kapsamında) yetkisinin alınmasını bölge müdürlüğüne teklif eder. Teklif ile birlikte yetkisi 

alınan müdür yardımcısının yetkilerinin kime devredileceği hususu da Bölge Müdürlüğünün 

onayına sunulacaktır. Bölge Müdürü beş gün içerisinde teklifi değerlendirerek sonuçlandırır. 

Bölge müdürlüğünce yapılacak incelemeler sonucunda atama ve yer değiştirme mevzuatı 

çerçevesindeki yer değişikliği de dâhil olmak üzere, gerekli diğer tüm idari önlemler 

alınacaktır.  10 

 

 Herhangi bir şekilde yetki devri yapılmayan ve/veya yetkisi alınan müdür 

yardımcılarına tapu müdürü veya yetkili müdür yardımcısı tarafından işlem havalesi 

yapılabilecektir. 

 Tapu müdürü işlemlerin personele adil bir şekilde dağıtılmasının yanı sıra, personelin 

performansını sürekli olarak TAKBİS yönetici fonksiyonlarından takip ederek performansı 

düşük olan, müdürlükte çalışma huzurunu bozan, kronik ve önemli rahatsızlıklar dışında sık 

sağlık raporu alan personel için gerekli önlemleri almaktan sorumlu tutulacaktır. Tapu 

müdürü bu tür personeli ilk önce yazılı olarak uyaracak, devamı halinde disiplin soruşturması 

da dahil olmak üzere her türlü önlemi alarak bölge müdürlüğüne bildirecektir. Bölge 

müdürlüğünce yapılacak gerekli incelemeler sonucunda yer değişikliği de dâhil olmak üzere, 

gerekli diğer tüm idari önlemler alınacaktır. 

 Tapu müdürü müdürlükte oluşabilecek yoğunluğu ortadan kaldırabilmek amacıyla 

günlük olarak personeli rotasyona tabi tutabileceği gibi vatandaşların müdürlükte gereksiz 

beklemelerinin önüne geçebilmek amacıyla tüm önlemleri resen almaktan da sorumlu 

olacaktır. 

 İşlem yoğunluğunun fazla olduğu tapu müdürlüklerindeki başvuruların müdürlüğün 

bağlı olduğu mülki amir ile birlikte belirlenecek saatler arasında alınması (vatandaş 

başvurularının ……………. saate kadar yapılacağı konusunu içeren) ve mülki amirden alınan 

olurun müdürlüğün görülebilecek yerlerine asılması suretiyle vatandaşların 

bilgilendirilmesinin sağlanmasından tapu müdürü, işleyişin kontrolünden ise bölge müdürü 

sorumlu olacaktır. İş yoğunluğunun az olduğu, taleplerin gün içerisinde karşılanabildiği tapu 

müdürlüklerinde başvuruların tam gün alınması uygulaması yapılacaktır. 

 Bölge müdürlükleri yıl içerisinde yapılan denetimlerde, başvuru sisteminin kılavuzda 

belirtilen usullere uygun olarak yapılıp yapılmadığını denetlemekle görevli ve bu hususta 

ortaya çıkabilecek tüm eksiklikleri gidermekle yükümlüdürler. 

 Bölge müdürlüklerimiz Destek Hizmetleri Dairesi Başkanlığı ile koordineli bir şekilde 

yapacakları fiziki mekân düzenlemelerine ilişkin projeleri, bu kılavuzda belirtilen sistemin 

kurulumuna uygun olarak yapmak zorundadır. Örneğin; başvuru birimi için yer ayrılması, 

başvuru biriminin bulunduğu yerlerde uygun sayıda oturma gruplarının bulundurulması, 

işlem servisi ile talep sahiplerinin doğrudan temasının önlenmesine ilişkin fiziki düzenlemeler 

vb. 

G- YETKİ DEVRİ: 

 1-Amaç; Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi, bürokrasiyi artıran gereksiz 

süreç ve işlemlerin ayıklanması, hizmetlerin etkin, verimli ve vatandaşların istemlerini 

karşılayacak şekilde sunulmasını sağlamak amacıyla yetki devri uygulaması yapılacaktır. 

 2- Sorumluluk; Yetki devrinin yürürlüğe girmesinden sonra gerçekleştirilen akitli ve 

akitsiz işlemlerle ilgili tüm sorumluluk, o işlemi hazırlayan personel ve imzalayan yetkili 

müdür yardımcısına ait olmakla birlikte, yetki devri yapılmış olması, tapu müdürünün sevk ve 

idare, genel kontrol, takip, adil iş dağılımı ve işlemlerin zamanında gerçekleştirilmesi 

yönündeki sorumluluğunu ortadan kaldırmayacaktır.  11 

 

 3- Yöntem; Yetki devri; tapu müdürleri tarafından birim, personel ve işlemin 

niteliğine göre müdür yardımcıları arasından belirlenmek ve bölge müdürünün onayına 

sunulmak suretiyle, Yetki Devrine Esas Müdürlük Gruplandırması ve Yetkilere İlişkin 

Tablo’da yer alan esaslara göre yapılacaktır. Ancak, tapu müdürü, izin, rapor vb. nedenlerle 

görevden ayrılması durumunda Tapu Sicili Tüzüğünün 23’üncü maddesi uyarınca tapu 

müdürlüğüne vekâlet yetkisi vereceği personeli belirleyecektir. 

 Yetki devrinde, hizmetin gerekleri dikkate alınacak, müdürlüğün personel yapısı, fiziki 

durumu ve işlem hacmi gözetilerek, “Birim ”, “Personel ” veya “ İşlem” esaslı olarak yetki 

devri gerçekleştirilebilecektir. Yetki devrine ilişkin yöntemi belirlemeye bölge müdürlüğü ile 

koordineli bir şekilde tapu müdürü yetkili ve sorumlu olacaktır. 

 Tapu müdürü, hazırladığı yetki devrini bölge müdürünün onayına sunacak, yetki devri 

doğrudan veya bölge müdürlüğünce değiştirilerek onaylandıktan sonra yürürlüğe girecektir. 

Yetki devri, 3 veya 6 aylık dönemler halinde ve dönüşümlü olarak uygulanacak, yetki 

devrinin süresi bölge müdürünün onayına sunulan olurda belirtilecektir. 

 Yetki devrine ilişkin onayın müdürlük kayıtlarına alınmasından sonra işlemler yetkili 

müdür yardımcısı ve personel tarafından karşılanmaya başlanılacaktır. 

 Yetki devri dönüşümü sırasında, eksik kalan işler tamamlanacak, yetki dönemi 

içerisinde havale edilmiş işlerin iadesi yapılmayacaktır. 

 Yetki devrinin yapılmış olması, müdürün akitli veya akitsiz işlemlerdeki yetkisini 

kullanmasını engellemeyecek, gerek duyması halinde her zaman bu yetkisini gerekçe 

göstermek koşuluyla (işlem düzeyinde, personel düzeyinde, mahalle/köy düzeyinde ) geri 

alarak kullanabilecektir. 

 Yetkili müdür yardımcıların izinli, raporlu olduğu durumlarda, tapu müdürü tarafından 

mazeretin bitimine kadar olan süre için bir başka müdür yardımcısı yetkilendirilebilecektir. 

 1. grup tapu müdürlükleri dışında tapu müdürleri kesinlikle tüm yetkilerini 

devredemeyecek, havale, işlem kontrolü veya tescil kontrolü yetkilerinden bir kısmını 

üzerinde tutacaklardır. Tapu müdürleri, iş yoğunluğu veya personel eksikliği vb. hallerde tapu 

hizmetlerinin sunumunda aksamaların yaşanmaması için gerekirse uygun gördüğü yetkileri 

söz konusu durum sona erdirilene kadar kullanabileceklerdir. 

 4. grup tapu müdürlüklerinde yetki devri yapılmayacaktır. 

 3.1) Birim Esaslı (Mahalle-Köy Bağlanması) Yetki Devri: 

 Tapu müdürlüğünün iş yoğunluğu, personel durumu, fiziki yapısı, akitli ve akitsiz 

işlemlerin hacmine göre belirlenecek sayıda mahalle ve köylerden gruplar oluşturulmak 

suretiyle yetki devri yapılacaktır. (Örneğin; tapu müdürlüğü mahalle, köy ve diğer işlemler 

göz önünde bulundurmak suretiyle 3 birime ayrılabilecektir. Bu kapsamda; Birinci birim; 

Kurtuluş Mahallesi, Cumhuriyet Mahallesi, Türkobası Köyü, Alagöz Köyü, ikinci birim; 

Gazi Mahallesi, Şehitlik Mahallesi, Zafer Mahallesi, Beyliköprü Köyü, Basri Köyü, üçüncü 

birim; İstiklal Mahallesi, Çamlıca Mahallesi, Sivri Köyü, Sarıhalil Köyü biçiminde birimlere 

ayrılması suretiyle; Müdür yardımcısı Ali ER birinci birim, müdür yardımcısı Şakir KURU  12 

 

ikinci birim, müdür yardımcısı Ediz Deniz ÇALIŞ da üçüncü birim yetkilisi olarak 

görevlendirilmiştir.) 

 3.2) Personel Bağlanmak Suretiyle Yetki Devri: 

 Birden fazla müdür yardımcısı ve yeterli personel bulunan müdürlüklerde, her müdür 

yardımcısına yeterli personel bağlanmak suretiyle takımlar oluşturularak yetki devri 

yapılacaktır. (Örneğin; Birinci birim müdür yardımcı “Ahmet YILMAZ” koordinasyonunda 

personel Ayla Çimen, Çetin Kibar, ikinci birim: müdür yardımcısı “Behzat ÇELİK” 

koordinasyonunda personel Musa Ağır, Mehmet YILDIRIM vb. personel bağlanarak 

birimler oluşturulabilir) 

 3.3) İş ve İşlemlere Göre Yetki Devri: 

 Personel sayısı ve fiziki koşulların uygun olması durumunda belirlenecek periyotlarla 

(3, 6 ay gibi) servisler arası rotasyon uygulanmak suretiyle tapu müdürünün teklifi ve bölge 

müdürlüğünün onayı/oluru ile işlem bazlı servis yapılanmasına geçilebilir. 

Sistemin kurularak servislerin oluşturulması; müdürlüğe son üç yılda yapılan talep 

sayısının ortalaması ile işlem türleri orantısına göre kurgulanacaktır. Hangi işlem/işlemler için 

kaç kişilik servis oluşturulacağı konusunda bölge müdürlüğünün onayı/oluru aranacaktır. 

Günlük/haftalık/aylık talep durumuna göre, tapu müdürü etkin hizmet sunumu için servisler 

arası görevlendirmede değişiklikler yapabilecek, yaptığı değişiklikleri bölge müdürlüğüne 

bildirecek, başvuru sistemi, işlem servisi esasında da aynen uygulanacaktır. 

Müdürlükteki işlem hacmi, iş yoğunluğu, personel yapısı vb. kriterler göz önünde 

bulundurulmak suretiyle, işlemler tasnif edilerek yetki devri yapılacaktır. (Örneğin; birinci 

birim müdür yardımcısı ve ona bağlı personel, satış, intikal, taksim, bağış vb., ikinci birim 

müdür yardımcısı ve ona bağlı personel, imar, kat irtifakı, kat mülkiyeti, ifraz, tevhit, cins 

tashihi vb. işlemlerle görevlendirilebilecektir) 

 4- Ortak İşlemlerin Tamamlanması: 

 Müdürlük düzeyinde ortak işlemler (Haciz konulması gibi ve birim bazlı yetki 

devrinde birden fazla birimi ilgilendiren taksim, ipotek vb. işlemlerde) işlemin havale edildiği 

yetkili müdür yardımcısı ve personel tarafından sonuçlandırılacaktır. 

 5-Yevmiye Defteri: 

 Yevmiye defteri, mevzuat uyarınca tapu müdürü veya vekâlet eden memur tarafından 

açılıp kapanacaktır. 

 6- Akitli ve Akitsiz Belgelerde Yetkilerin Yazılması: 

 Birim yetki onayı alan müdür yardımcısı tarafından, resmi senet ve akitsiz işlem 

belgeleri “Tapu Müdürü” unvanının yerine “Yetkili Müdür Yardımcısı” unvanıyla, “işlemi 

hazırlayan personel” ile birlikte adı ve soyadları yazılarak imzalanır. 

  13 

 

 7- Akitli veya Akitsiz İşlemlerin İmza Alınma Mekânı: 

 Tapu müdürlüğünde akitli veya akitsiz işlemlerin taraflarca sıhhatli ve güvenli bir 

şekilde yapılabilmesi için müdürlüğün uygun bir yerinde (akit masası veya varsa akit odası) 

imza alınması sağlanacaktır. 

 Akitli ve akitsiz işlemlerde yetkili müdür yardımcısı gözetiminde ve işlemi hazırlayan 

memur huzurunda tarafların imzası alınır. İmza alınması sürecinde tapu müdürü (veya vekâlet 

eden memur) veya yetkili müdür yardımcısı tarafından işlemlerin yasal normlara uygun 

gerçekleştirilebilmesi için gereken önlemler alınır. 

 8- Akitli veya Akitsiz İşlemlerin Tamamlanması ve Arşivlenmesi: 

 Akitli veya akitsiz işlemlerin düzenleyen personel ve müdür veya yetkili müdür 

yardımcısı veya vekâlet eden memur tarafından imzalanmasından sonra ayrıca işlemin tescil 

kontrolü yapılır ve imzalanır. İşlemlerin dayanak belgelerinin ilgili mevzuata göre 

arşivlenmesi sağlanır. 

H- ETİK KURALLAR 

 13/04/2005 tarih ve 25785 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kamu Görevlileri Etik 

Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik’te kamu görevlilerinin 

uyması gereken etik ilkeleri belirlenmiş olup Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Personeli 

Etik Davranış İlkeleri ile Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü Etik Komisyonu Çalışma Usul 

ve Esasları ise 28.12.2010 tarihi itibariyle yürürlüğe girmiş olup 04.01.2011 tarihinde 

personelin etik davranış ilkelerine uygun davranmaları için gerekli tedbirlerin alınması 

kapsamında merkez ve taşra birimlerimize duyurular yapılmıştır. 

 Kamusal Etik ya da Kamu Personeli Etik Anlayışının kavramsal olarak temel amacı 

kamuda etik kültürünü yerleştirmek, kamu görevlilerinin görevlerini yürütürken uymaları 

gereken etik davranış ilkelerini belirlemek bu ilkelere uygun davranış göstermeleri açısından 

onlara yardımcı olmak ve görevlerin yerine getirilmesinde adalet, dürüstlük, saydamlık ve 

tarafsızlık ilkelerine zarar veren ve toplumda güvensizlik yaratan durumları ortadan kaldırmak 

suretiyle kamu yönetimine halkın güvenini artırmak, toplumu kamu görevlilerinden 

beklemeye hakkı olduğu davranışlar konusunda bilgilendirmek olarak sıralanabilecektir. 

 Bu kapsamda, tapu müdürlüklerimizde görev yapan bütün personelin işlem sahipleri 

ve her türlü aracılık faaliyeti yürüten kişilerle olan münasebetlerinde etik davranış ilkeleri ve 

kuralları çerçevesinde yaklaşım göstermeleri, yetkisiz kişilerin işlemlerinin kabul edilmemesi, 

her vatandaşa eşit ve aynı mesafede olunması, işlem sahiplerinin yeterli derecede 

bilgilendirilmesi noktasında her türlü tedbirin alınması ve uygulanması gerekmektedir. Etik 

ilke ve kuralların uygulanmasından tapu müdürü ve bölge müdürü birlikte sorumlu olacaktır.